Informativa privacy

Titolare del trattamento

Istituto Italiano di Esperanto, rappresentato dal Presidente Fabrizio A. Pennacchietti.

Indirizzo: c/o dir. Gen. Laura Brazzabeni, Strada Montanara Sud 91a, 46010 Campitello (MN)
Email privacy: istitutoitalianoesperanto@gmail.com
Telefono: 3286461063

Non è nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD).

Finalità del trattamento

La piattaforma Corsi gestisce corsi gratuiti di esperanto, con eventuale rilascio di un attestato di frequenza su richiesta del corsista.

I vostri dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

• Registrazione e accesso: creazione dell'account, autenticazione, recupero password.
• Gestione delle iscrizioni: richiesta di iscrizione ai corsi, eventuale conferma, comunicazioni sullo stato dell'iscrizione.
• Gestione didattica: organizzazione delle lezioni, invio dei materiali, registrazione delle presenze.
• Attestato di frequenza: emissione su vostra richiesta al termine del corso, in base a nome, cognome, corso frequentato e presenze registrate.
• Comunicazioni: email di conferma, notifiche sul corso, avvisi importanti.
• Pubblicazione dell'elenco pubblico dei corsi: diffusione pubblica dei dati dei corsi attivati (vedi la sezione dedicata più sotto).
• Sicurezza: protezione dell'applicazione, prevenzione degli abusi, registro delle operazioni amministrative (audit log).
• Backup: conservazione di copie dei dati per la continuità del servizio.

Categorie di dati trattati

Raccogliamo i dati strettamente necessari:

• Dati dell'account: nome, cognome, data di nascita, email, username, password (conservata cifrata).
• Contatti: telefono (facoltativo).
• Iscrizioni: corsi a cui vi iscrivete, stato dell'iscrizione, data della richiesta.
• Presenze: partecipazione alle lezioni.
• Attestato di frequenza, se richiesto: nome, cognome, corso, percentuale e numero di presenze, data di emissione.
• Materiali: allegati delle lezioni da scaricare.
• Dati tecnici: registri di accesso, indirizzo IP, informazioni sul browser (solo per sicurezza).

Non chiediamo sesso, residenza, dati sanitari, opinioni personali né foto (salvo consenso specifico).

Natura dei dati richiesti

In registrazione sono obbligatori nome, cognome, email, username, password e data di nascita (quest'ultima solo per verificare l'età minima di accesso). Senza questi dati non possiamo creare l'account e fornire il servizio richiesto.

Il telefono è facoltativo e serve solo per eventuali comunicazioni urgenti o organizzative: può essere lasciato vuoto senza impedire l'uso della piattaforma.

Registrazione di minori di 14 anni

Chi ha meno di 14 anni può registrarsi, ma l'account resta in attesa di verifica: il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale va inviato via email alla segreteria (corsi@istitutoesperanto.it), che lo verifica manualmente prima di sbloccare l'accesso. Non è sufficiente una semplice dichiarazione tramite casella da spuntare: la segreteria controlla che il consenso sia arrivato realmente da chi esercita la responsabilità genitoriale. Una volta verificato, l'account riceve un'email con il link di accesso.

Decisioni automatizzate

Non effettuiamo profilazione né decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o vi riguardino in modo significativo.

Base giuridica

I vostri dati sono trattati perché:

• è necessario per il servizio che avete richiesto (registrazione, iscrizione, lezioni, attestato);
• abbiamo un interesse legittimo in alcuni casi specifici (sicurezza del sistema, backup, pubblicazione dell'elenco pubblico dei corsi);
• è previsto dalla legge, solo se applicabile a fronte di richieste di un'autorità.

Se avete dato il consenso facoltativo per comunicazioni esperantiste generali (corsi diversi da quello frequentato, iniziative, eventi, congressi, questionari), quel trattamento specifico si basa sul vostro consenso. Potete darlo o revocarlo in qualsiasi momento dal vostro profilo, nella pagina di modifica dei vostri dati, senza che questo comprometta il vostro accesso al corso.

Destinatari e fornitori esterni

I vostri dati possono essere condivisi con:

• Hosting: Contabo GmbH (Monaco di Baviera, Germania), che ospita il server su cui funzionano l'applicazione, il database, i materiali caricati e le copie di sicurezza dell'intero server, in un data center nell'Unione Europea. Contabo tratta i dati come responsabile del trattamento, con un contratto ai sensi dell'art. 28 del GDPR.
• Email: i messaggi del sito (conferma della registrazione, recupero della password, avvisi sui corsi) partono da un servizio di invio che sta sullo stesso server ed è gestito dall'amministratore di sistema: non c'è un fornitore separato.
• Backup: le copie di sicurezza stanno sullo stesso server e, per l'intero server, presso il fornitore di hosting; non sono affidate a nessun altro fornitore.
• Videolezioni: se un docente indica il collegamento a una lezione online, la piattaforma usata (scelta dal docente) è un servizio esterno. L'applicazione memorizza solo il collegamento e non trasmette alla piattaforma altri vostri dati: chi si collega alla lezione usa quel servizio alle condizioni del servizio stesso.
• Assistenza tecnica: l'amministratore di sistema (volontario dell'Istituto), autorizzato dal titolare a intervenire sul server, e lo sviluppatore dell'applicazione, nominato responsabile del trattamento per gli interventi di sviluppo e manutenzione.

L'elenco pubblico dei corsi è inoltre condiviso con i siti web dell'Istituto Italiano di Esperanto, della Federazione Esperantista Italiana e dei gruppi locali affiliati alla FEI che lo richiedono (vedi la sezione "Elenco pubblico dei corsi" più sotto).

Questi fornitori trattano i dati solo su nostra istruzione e sono vincolati alla riservatezza.

Non condividiamo i vostri dati con terzi per loro finalità autonome, salvo consenso esplicito.

Trasferimenti fuori dall'UE

I vostri dati rimangono all'interno dell'Unione Europea: il server si trova in un data center europeo e non ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati fuori dall'UE.

Quanto tempo conserviamo i vostri dati

• Account attivo: coincide con l'ultima attività della persona (vedi "Corsi, iscrizioni e presenze" più sotto).
• Account non confermato: 30 giorni dalla registrazione, poi viene cancellato.
• Codici temporanei (conferma email, recupero password), usati o scaduti: 30/90 giorni.
• Corsi, iscrizioni e presenze: conservati senza scadenza come archivio storico dell'Istituto. Trascorsi 10 anni dalla vostra ultima attività (ultima iscrizione, presenza a una lezione, corso tenuto come docente o assistente, oppure la registrazione se non avete mai avuto altra attività), i vostri dati personali collegati vengono anonimizzati.
• Attestato di frequenza: non viene conservato; si genera al momento del download a partire dai dati dell'iscrizione e delle presenze e resta scaricabile finché questi esistono.
• Note operative su utenti, iscrizioni e presenze: 36 mesi.
• Materiali caricati: conservati senza scadenza, come i corsi a cui sono allegati.
• Registro delle operazioni amministrative (audit log): 24 mesi.
• Registri tecnici dell'applicazione: al massimo 12 mesi.
• Backup e copie di sicurezza: al massimo 90 giorni.

I vostri diritti

Avete il diritto di:

• accedere ai vostri dati: chiedere copia di tutto quello che abbiamo su di voi;
• rettificare: correggere dati errati;
• cancellazione: chiedere di cancellare i vostri dati (diritto all'oblio);
• limitazione: chiedere di limitare il trattamento in certi casi;
• portabilità: chiedere i vostri dati in formato leggibile da trasferire altrove;
• opposizione: opporvi a certi trattamenti;
• revocare i consensi: se avete dato consensi facoltativi, potete ritirarli; quello per le comunicazioni direttamente dal vostro profilo, gli altri scrivendo a corsi@istitutoesperanto.it.

Come esercitare i diritti: scrivete a corsi@istitutoesperanto.it specificando la vostra richiesta. Risponderemo entro 30 giorni. Se avete iscrizioni, presenze o un ruolo di docente collegati al vostro account, in caso di richiesta di cancellazione i dati vengono di norma anonimizzati anziché cancellati fisicamente, per preservare lo storico dei corsi come archivio dell'Istituto. I dati cancellati possono restare temporaneamente presenti nel registro delle operazioni amministrative (fino a 24 mesi) e nei backup (fino alla relativa scadenza di conservazione).

Reclami

Se ritenete che il trattamento dei vostri dati violi le norme sulla privacy (GDPR), potete:

1. contattarci per risolvere direttamente;
2. presentare reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it, reclamo@gpdp.it).

Cookie e tracciamento

Questa piattaforma usa cookie tecnici necessari per il login e la sessione. Non usiamo cookie di tracciamento o pubblicitari.

Elenco pubblico dei corsi

La piattaforma espone pubblicamente i corsi in due modi: nelle pagine «Iscriviti», visibili senza accedere, che mostrano i corsi aperti alle iscrizioni raggruppati per materia e livello, e in un elenco pubblico dei corsi attivi, con le stesse informazioni (codice, titolo, materia, descrizione, livello, tipo, comune e provincia per i corsi in presenza e misti, cadenza, giorno e orario, date, iscrizioni chiuse o aperte, posti disponibili, numero di lezioni previste, stato del corso). L'elenco pubblico serve all'integrazione nei siti dell'Istituto Italiano di Esperanto, della Federazione Esperantista Italiana e dei gruppi locali affiliati alla FEI che lo richiedono. Il nome e cognome del docente titolare sono inclusi solo previa sua autorizzazione esplicita; l'assistente non è mai incluso. Non vengono pubblicati: dati degli iscritti, contatti personali del docente, link di videolezione, sede o indirizzo del corso (dei corsi in presenza e misti si pubblicano soltanto il nome del comune e la provincia), presenze o note interne. I corsi conclusi restano visibili nell'elenco pubblico, a differenza delle pagine «Iscriviti», che mostrano solo i corsi a cui è possibile iscriversi, per mostrare la continuità dell'attività dell'Istituto. Questi dati sono pubblici e non richiedono autenticazione.

Contatti

Per domande sulla privacy o per esercitare i vostri diritti:

Email: istitutoitalianoesperanto@gmail.com (direzione) o corsi@istitutoesperanto.it (segreteria)
Indirizzo: c/o dir. Gen. Laura Brazzabeni, Strada Montanara Sud 91a, 46010 Campitello (MN)
Telefono: 3286461063

Se cambiano le nostre pratiche sulla privacy, aggiorneremo questa informativa e vi avviseremo.